terug naar overzicht

Hoe vraag ik toestemming aan de student/ouders voor het verzamelen van persoonlijke gegevens?

Deskundigheid

Wanneer digitale leermiddelen van uitgevers of leveranciers worden ingezet en hierbij de gegevens van de leerlingen zullen worden verwerkt, zal het noodzakelijk zijn als onderwijsinstelling de ondubbelzinnige toestemming van de ouders, zolang de leerling de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt, of de leerling te vragen. De Belgische privacy commissie lijkt er overigens de voorkeur aan te geven dat de toestemming wordt bekomen via een positieve handeling. Het is dan ook aangeraden een schriftelijke toestemming van de ouders of leerlingen te verkrijgen. Het is eveneens noodzakelijk dat deze toestemming vrijwillig wordt gegeven. Als onderwijsinstelling mag je met andere woorden geen druk uitoefenen op de betrokkenen. De toestemming dient daarenboven specifiek te zijn. Dit betekent dat de toestemming betrekking moet hebben op een nauwkeurig bepaalde verwerking. Bovenal blijft het van vitaal belang dat de ouders en leerlingen voldoende geïnformeerd worden. De persoon die toestemming geeft moet deze toestemming geven met kennis van zaken. Gezien leveranciers van digitaal leermateriaal de gegevens van leerlingen eveneens kunnen gebruiken voor eigen doeleinden, zal de onderwijsinstelling ook voor deze doeleinden voldoende informatie moeten bezorgen.

 

Als onderwijsinstelling kan je deze toestemming vragen door een brief te richten naar de ouders met de vraag of gegevens van hun kinderen mogen verzameld, verwerkt en bijgehouden worden gedurende het leertraject. Ouders kunnen hun toestemming verlenen door de brief ondertekend aan de onderwijsinstelling te bezorgen. Dit proces dient herhaald te worden wanneer de onderwijsinstelling de gegevens voor nieuwe doeleinden wil gebruiken of wanneer de onderwijsinstellingen extra gegevens wil verzamelen. Deze brief dient eveneens de nodige informatie te bevatten zodanig dat ouders en leerlingen voldoende geïnformeerd zijn.

 

Als onderwijsinstelling doe je er goed aan een duidelijk en helder privacy beleid op te stellen. Dit beleid kan vooraf meegegeven worden aan de leerling en ouders. Een online versie kan eveneens beschikbaar worden gesteld zodanig dat het te allen tijde raadpleegbaar is. Het is belangrijk dat de onderwijsinstelling bij het opstellen van het privacybeleid het doelpubliek voor ogen houdt. In het secundair onderwijs dient het privacy beleid zich niet alleen te richten tot de ouders maar eveneens tot de leerlingen. Hier zal het taalgebruik van het privacy beleid zich dus dienen aan te passen aan de jongste doelgroep. Het blijft belangrijk de leerlingen zo veel mogelijk te informeren over het verwerkingsproces. Ook zij moeten geïnformeerd worden over de verwerking van hun gegevens en hun rechten. Het taalgebruik zal dan ook moeten aangepast worden zodanig dat leerlingen voldoende begrijpen waarover het gaat.

Lees onze juridische handleiding voor meer informatie betreffende het verzamelen van persoonlijke gegevens


Bronnen:
  • CBPL
  • Kennisnet.nl, ‘Privacy in 10 stappen – Een praktische handleiding voor privacy op school’ (2015)